Acceso por usuarios a la base de datos

    Cuando se trabaja en red, cualquier usuario que conozca una contraseña podrá igualmente acceder a todas las opciones de la base de datos así como modificar o borrar datos.

En red, lo más apropiado es restringir el acceso de forma específica indicando qué usuarios pueden acceder a determinadas partes del programa.

-Accede a Herramientas - Seguridad - Cuentas de usuario y de grupo

    Si has trabajado en red, sobre todo con Windows NT, el cuadro de diálogo te resultará familiar. Aunque en esta parte no podemos realizar prácticas, echaremos no obstante un vistazo a las principales opciones:

Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario.

Un grupo de trabajo es un grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red.

Administradores son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. Estos, se crean desde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tares de administradores.

Usuarios son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga una serie de permisos para el acceso a según qué partes del programa.

- Cancela el cuadro y accede a Herramientas - Seguridad - Permisos de usuario y grupo

    En Lista podemos elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la parte inferior, en el cuadro Permisos, podemos activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer, modificar, etc.

Por ejemplo, para permitir leer la información de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni modificar su diseño, seleccionaremos primero las tablas en la lista Nombre del objeto y después activaremos sólo la opción Leer datos.

- Cancela el cuadro.

    Podemos proteger también la base de datos con la opción Heramientas - Seguridad - Codificar o descodificar base de datos. Esta opción hará una copia de la base de datos en información indescifrable.

Crear archivos MDE

    También podemos proteger la base de datos contra cambios en el diseño del formulario, informes y módulos     haciendo una copia de la base de datos en formato MDE. Para ello:

- Accede a Herramientas - Utilidades de la base de datos - Crear archivo MDE.

Access e Internet

    Mediante Access podemos insertar en nuestras bases de datos hipervínculos que funcionen en Internet. De esta forma, el usuario no solo comparte datos con otros usuarios de la red local, sino con un público mucho mayor (todo el mundo) a través de la World Wide Web.

Para compartir bases de datos con otros usuarios, Access incorpora dos herramientas:

    El asistente para páginas Web, utilizado para crear documentos Web.

Posibilidad de guardar documentos de bases de datos en formato HTML, transformando el documento en una página Web que pueda ser visualizada y consultada en Internet desde cualquier parte del mundo.

Incluir Hipervínculos

    Un hipervínculo es un elemento (texto, imagen) que tiene la facultad de responder ante un click del usuario y acceder a otra zona del mismo documento, un documento distinto o bien una dirección Web.

- Abre una tabla cualquiera.

- Accede a Abrir

- Sitúa el cursor en el nuevo campo y pulsa el botón Insertar hipervínculo situado en la barra de herramientas.

    Observa el contenido del campo. Se trata de un enlace a una dirección Web. Si en estos momentos estuviésemos conectados a Internet, se ejecutaría el navegador por defecto y entraríamos en la página Web indicada. Disponemos también de una barra de navegación al estilo de Internet Explorer.

Importar y exportat en HTML

    El formato HTML es con el que se crean las páginas Web que vemos en Internet. Está formado por comandos que son reconocidos por navegadores como Internet Explorer o Netscape Navigator.

Access permite crear un documento y prepararlo para su publicación en Internet.

- Accede a Archivo - Guardar como o exportar

    En el cuadro de diálogo debemos seleccionar los objetos que queramos exportar. Tras aceptar, aparecerá un cuadro de diálogo desde donde seleccionaremos el formato HTML.

Para exportar un objeto (tabla, consulta, etc) en formato HMTL, debemos seleccionar la carpeta donde queramos guardar el archivo. Si lo que queremos es indicarle una dirección FTP para envío de ficheros, debemos desplegar la lista Guardar en y seleccionar Agregar o modificar ubicac. Aparecerá un cuadro de diálogo.

    El FTP permite transferir archivos de una ubicación a otra dentro de Internet. Normalmente se utiliza para envíos de ficheros de nuestra página a nuestro servidor.

    Para importar datos en formato HTNL debemos acceder a Archivo - Obtener datos externos - Importar y elegir en Tipo de archivo los Documentos HTML.