CONSULTAS

   En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qué clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quién paga más de 100.000 pts de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero según el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algún dato en concreto. Para ello están las consultas. Las consultas con preguntas preparadas que podemos diseñar para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta. Las consultas pueden ser de varios tipos

• Consulta de selección: es la más utilizada. Permite ver los datos de una o varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc.

• Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de filas y columnas

• Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas, eliminar o actualizar registros, añadir o modificar registros, etc.

• Consultas de unión: combinan campos coincidentes o duplicados de una o varias tablas

   Vamos a crear una sencilla consulta. Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen alquilado un Apartamento. No queremos saber los datos de todos los campos: sólo algunos.

- Con la Base de Datos ABETO.MDB abierta, pulsa click en la pestaña de Consultas:

- Pulsa click en el botón Nuevo. Te aparecerá una ventana donde podremos escoger el tipo de consulta a realizar.

- Escoge la opción Vista Diseño y acepta

Seguidamente aparece una pequeña ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que realizar la consulta.

- Selecciona la tabla CLIENTES y pulsa en Agregar

- Haz lo mismo con la tabla PROPIEDADES

- Pulsa el botón Cerrar

Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseño de la consulta. Desde esta pantalla podemos escoger qué campos queremos incluir en la consulta, así como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc). Supongamos que queremos realizar una consulta sólo de los campos Código de propiedad, Alquiler, Nombre y Apellidos de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES. Lo que debemos hacer es "cargar" el campo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrícula inferior. Vamos a hacerlos de dos formas:

- Pulsa doble click en el campo Código de propiedad de la tabla CLIENTES

El campo ha de aparecer en la parte inferior.

- "Arrastra" el campo Nombre de la tabla CLIENTES a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo anterior.

- Ahora carga utilizando el método que quieras, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de propiedad de la tabla PROPIEDADES.

Perfecto. Ahora vamos a ver el resultado:

- Pulsa click en el botón Vista, situado en la barra de botones superior izquierdo.

En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como hemos preparado. Podríamos ahora volver a la vista Diseño pulsando el mismo botón Vista que ahora aparece como una regla azul, pero lo que vamos a hacer es guardar la consulta.

- Cierra la ventana de la consulta. Access te pedirá si quieres guardarla. Responde afirmativamente y ponle como nombre: Consulta sencilla.

Si quisiéramos modificar la consulta, deberíamos pulsar el botón Diseño. Si quisiéramos ejecutarla para ver su contenido, pulsaremos el botón Abrir.